¿Qué necesita una empresa para justificar la afectación de un vehículo a su actividad?

La adquisición, arrendamiento financiero u otra fórmula para que la empresa pueda disponer de un vehículo sigue unas reglas con respecto a la deducibilidad de las cuotas de IVA que se soporten.

La regla general establece que “cuando se trate de vehículos automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores y motocicletas, se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en la proporción del 50 por 100 (art. 95.Tres.2 LIVA).

No obstante, para determinados vehículos existe una presunción de afectación del 100%: los vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías, los utilizados en la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación, los utilizados en la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos mediante contraprestación, los utilizados por sus fabricantes en la realización de pruebas, ensayos, demostraciones o en la promoción de ventas, los utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales o los utilizados en servicios de vigilancia.

Ahora bien, estas presunciones pueden verse distorsionadas al alza o a la baja cuando se acredite que el grado efectivo de utilización de los bienes en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional es diferente del que se haya aplicado inicialmente.

Resulta importante poder justificar el uso y destino que se les da a estos bienes, sobre todo cuando nos encontramos con vehículos turismo (berlinas, compactos, todo terrenos, furgonetas no industriales aptas para pasajeros, etc.) a los que se aplica una presunción de afectación del 50%:

  • En primer lugar, hay que poder probar, aun de manera indiciaria, que estos vehículos son utilizados por la empresa para su actividad, aunque no sea en el total de su utilización. Si se consigue, deberá ser la Administración la que rompa dicha presunción.
  • En segundo lugar, si se considera que existe una afectación mayor al 50%, pasa a ser el contribuyente quien debe probar, no solo indiciariamente, que el uso que se da a los bienes de transporte es superior a la presunción citada. Puede no existir una sola prueba que, por si sola, determine esta afectación superior al 50% pero, junto con otras, pueda establecer una realidad objetiva en el sentido de conformar una sólida base que argumente el porcentaje de afectación que se declare.

Con respecto a los vehículos que gozan de la presunción del 100%, hay que poder aportar indicios de que así es, y no dar por hecha la deducción total de las cuotas de IVA. Si bien es cierto que deberá ser la Administración quien rompa esta presunción, es aconsejable que la empresa esté en disposición de probar cuál es el uso que se da a los bienes.

Las pruebas e indicios con los que se puede poder contar, entre otros, son:

  1. Libro de kilometraje: En este, se debe hacer constar día a día los movimientos que competan al vehículo, destino, km, horario y cualquier dato que permita justificar el desplazamiento.
  2. Parking: Si se aparca en la sede de la empresa y puede probarse, garaje público o privado, distinto del domicilio del socio o trabajadores.
  3. Rotulación: En determinadas actividades es aconsejable rotular la carrocería de los vehículos con vinilos identificando a la empresa guardando la factura de este trabajo.
  4. Manifestaciones: Los trabajadores, personal vinculado con la empresa, clientes y proveedores, podrán certificar o manifestar que el vehículo se ha usado para unas labores o de un modo determinado.
  5. Gastos: Guardar y detallar los gastos que se han ocasionado con el vehículo en el lugar de realización de unos trabajos o prestación de servicios por la empresa, probando que estos se han realizado.
  6. Vehículo socio: Tratándose de turismos o todo terreno de gama media o alta, resulta útil que el socio disponga del suyo propio.
  7. Motos: Desaconsejable intentar afectarlas al 100% si no se usan para el transporte y envíos urbanos por la dificultad que supone justificar su uso íntegro por la sociedad.
  8. Número: El total de vehículos de la empresa debe ser acorde al número de empleados, socios trabajadores, administradores y han de ser aptos para las funciones que desempeñe la persona que lo vaya a utilizar.
  9. Utilidad: El vehículo adquirido o arrendado debe poder satisfacer las necesidades de la empresa en relación con su actividad y no ser inútil en este sentido.
  10. Situación económica: Una empresa con solvencia y buenos resultados podrá optar y justificará mejor la utilización de un vehículo cuando no fuera estrictamente necesario, sobre todo si se trata de bienes de alta gama.
  11. Desplazamientos: Siempre puede alegarse, en cada caso concreto, cuál ha sido el uso que se le ha dado al vehículo si resulta trascendente, así como guardar las pruebas de ello.
  12. Otros: Cualquier prueba, indicio o circunstancia que pueda probarse será de utilidad, siempre que tienda a justificar el uso del vehículo por la empresa, como por ejemplo que el seguro del vehículo incorpore a algún empleado distinto del socio.

En cualquier caso, se trata de un listado abierto y no vinculante, que ha sido elaborado gracias al trabajo de este despacho a lo largo de los años y estudio de la abundante casuística existente en este campo.

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